Aplikacja do e-podpisywania dla grupy spółek
działa produkcyjnie od 5 lat

Dla grupy kilku spółek kapitałowych stworzyliśmy webową aplikację do obsługi e-podpisu, która porządkuje obieg dokumentów między działami i zarządami. Każda spółka ma własne logowanie i kontekst, a system pozwala dodawać dokumenty, przypisywać sygnatariuszy (wewnętrznych i zewnętrznych), wysyłać je do zewnętrznego, autoryzowanego dostawcy e-podpisu (kwalifikowanego i zaawansowanego) oraz śledzić cały proces w jednym panelu.

Panel aplikacji do e-podpisu - lista dokumentów, statusy, sygnatariusze

Wyzwanie

Kilka spółek, wiele dokumentów, zero spójnego procesu

W grupie kapitałowej, dla której powstał system, dokumenty krążyły po mailach i komunikatorach: projekty uchwał, umowy, aneksy, pełnomocnictwa, dokumenty HR, NDA. Każda spółka miała własne zwyczaje, a e-podpis kwalifikowany był używany „ręcznie”, bez jednego, wspólnego workflow.

Najważniejsze problemy:

Brak jednego widoku w grupie

Różne spółki w jednej grupie, ale brak centralnego widoku tego, jakie dokumenty są w obiegu, kto ma je podpisać i na jakim są etapie.

Niespójny, ręczny proces podpisu

Część dokumentów podpisywana kwalifikowanym podpisem, część „na kartce”, część mailowo. Do tego osobne logowanie do platformy dostawcy, ręczny upload, wysyłka linków i pobieranie podpisanych dokumentów.

Brak centralnej historii

Trudno było po czasie sprawdzić, kto, kiedy i jak podpisał dany dokument.

Kilka spółek, wiele dokumentów, zero spójnego procesu

Podejście

Jedno narzędzie „nad” dostawcą podpisu kwalifikowanego

Zamiast budować własny silnik podpisu, zaprojektowaliśmy aplikację jako warstwę nad zewnętrznym, certyfikowanym dostawcą e-podpisu (np. typu SIGNIUS / CertumSign), który udostępnia REST API do podpisów kwalifikowanych i zaawansowanych.

Założenia:

Uporządkowany workflow w grupie

Kto dodaje dokument, kto podpisuje, kto tylko obserwuje - jeden proces dla wszystkich spółek.

Integracja z zewnętrzną platformą podpisu

Przekazanie dokumentu, statusy, odbiór pliku po podpisaniu - bez ręcznego logowania do panelu dostawcy.

Prosty interfejs dla użytkownika

Spójny widok dla osób z różnych spółek, bez wchodzenia w szczegóły techniczne eIDAS.

Jedno narzędzie nad dostawcą podpisu kwalifikowanego

Architektura aplikacji

Od dodania dokumentu, przez wysyłkę do dostawcy podpisu, po historię w archiwum

Aplikacja została zaprojektowana jako multi-tenant: kilka spółek w jednym systemie, każda z własnym kontekstem i użytkownikami.

Kluczowe moduły:

Wielospółkowy dostęp i logowanie

Każda spółka ma własną „przestrzeń” z osobnym brandingiem i listą użytkowników. Część osób (np. zarząd grupy, prawnicy) może przełączać się między spółkami, zachowując rozdzielność dokumentów. Role: właściciel procesu, sygnatariusz, obserwujący, admin.

Dodawanie dokumentów i definiowanie procesu

Użytkownik dodaje dokument (PDF, umowa, uchwała) do systemu i wybiera, w kontekście której spółki ma być podpisany, przypisuje osoby, które mają podpisać dokument (wewnętrznie lub z zewnątrz) lub tylko obserwować proces (np. CFO, prawnik, asystent zarządu).

Przekazanie do zewnętrznego dostawcy e-podpisu

Po zdefiniowaniu procesu dokument jest wysyłany przez API do autoryzowanego podmiotu świadczącego usługę podpisu cyfrowego (kwalifikowanego lub zaawansowanego). Zewnętrzna platforma odpowiada za właściwy mechanizm podpisu zgodnie z eIDAS, certyfikaty, znaczniki czasu i weryfikację. Nasza aplikacja zapisuje identyfikator procesu i nasłuchuje zmian statusu przez API (webhooki lub okresowy polling).

Statusy i monitoring w trakcie procesu

Widok dokumentu pokazuje, kto już podpisał, kto czeka na podpis, kto tylko obserwuje. Kolorowe statusy (oczekuje, podpisany, odrzucony, wygasły), daty akcji, log zmian oraz podgląd podpisanej wersji dokumentu lub potwierdzenia podpisu z zewnętrznej platformy.

Przypomnienia o braku podpisu

Automatyczne przypomnienia mailowe i systemowe do sygnatariuszy, którzy nie złożyli podpisu w określonym czasie. Konfigurowalne (np. co 2 dni, z innym tonem dla osób wewnętrznych i zewnętrznych).

Raportowanie i historia dokumentów

Historia dokumentu: kto, kiedy dodał, kto podpisał, w jakim czasie, jakie były statusy pośrednie. Raporty na poziomie spółki i całej grupy: liczba procesów podpisu, średni czas domknięcia, udział niepodpisanych lub odrzuconych, aktywność poszczególnych osób. Możliwość filtrowania po typie dokumentu (umowa, aneks, uchwała), spółce, okresie, statusie.

UX i design

Prosty panel zamiast „enterprise'owego kombajnu”

Interfejs celowo utrzymaliśmy maksymalnie prosty - użytkownik biznesowy ma widzieć zadania, dokumenty i statusy, a nie wszystkie techniczne szczegóły integracji czy parametry certyfikatów.

Najważniejsze decyzje:

Lista dokumentów jak „task list”

Widok, który przypomina prostą listę zadań: nazwa dokumentu, spółka, status, kto ma podpisać, termin.

Jedno miejsce do pracy

Z poziomu szczegółów dokumentu można dodać sygnatariuszy, wysłać do podpisu, podejrzeć status, wyświetlić podpisaną wersję, zobaczyć logi - bez skakania po zewnętrznych panelach.

Czytelne statusy i filtry

Użytkownicy mogą szybko przefiltrować dokumenty, np. „wymagające mojego podpisu”, „oczekujące na kontrahenta”, „podpisane w tym miesiącu”.

Rezultaty

5 lat produkcyjnego użycia - uporządkowany obieg podpisów w całej grupie

Aplikacja działa w grupie spółek produkcyjnie od ponad pięciu lat, przez ten czas przechodząc przez zmiany po stronie dostawców podpisu i wymagania regulacyjne, przy zachowaniu tego samego, prostego workflow dla użytkowników.

Uporządkowany, audytowalny proces podpisu
Jednolity obieg dokumentów we wszystkich spółkach grupy z pełną historią - łatwo sprawdzić, kto, kiedy i czym podpisał dany dokument.
Mniej maili i „załączników w załącznikach”
Dokumenty podpisywane są w jednym, spójnym obiegu zamiast w skrzynkach mailowych.
Mniejsza zależność od konkretnego dostawcy
Integracja przez API pozwala zmieniać zewnętrznego operatora e-podpisu bez przebudowy całego procesu.

Więcej case studies

Zobacz inne projekty, które zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy.

Biuro podróży

Iwant Travel - serwis biura podróży z ofertą do Portugalii i Azorów

Nowa odsłona iwant.pl dla biura specjalizującego się w wyjazdach do Portugalii, Azorów, Madery i Wysp Zielonego Przylądka.

Producent drzwi

Vivento - e-commerce B2B/B2C dla polskiego producenta drzwi

Nowa odsłona vivento.pl dla polskiego producenta drzwi wewnętrznych, wejściowych, drzwi „do zadań specjalnych” i paneli dekoracyjnych.

Eventy / PWA

EventApp - aplikacja eventowa bez App Store i bez instalacji

Platforma PWA do obsługi konferencji, szkoleń i eventów firmowych. Uczestnicy otwierają ją przez link lub kod QR - bez sklepów z aplikacjami i bez instalacji.

Wszystkie case studies

Macie grupę spółek i chaos w podpisywaniu dokumentów?

Napisz do nas. Pokażemy, jak uporządkować obieg podpisów bez budowania własnego silnika kryptograficznego.

Porozmawiajmy o e-podpisie

Aplikacja do e-podpisywania dla grupy spółek działa produkcyjnie od 5 lat